Conditions générales d’utilisation

1. Objet

Les présentes conditions générales d’utilisation définissent les modalités d’accès et d’utilisation du service Encadro, édité par MLJ, SASU au capital de 500,00 euros, SIREN 934 769 837. Toute utilisation du service emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions.

2. Définitions

• Service : l’application Encadro accessible en ligne, ainsi que le site encadro.com.
• Éditeur : MLJ, SASU, éditrice et exploitante du service.
• Client : l’organisateur d’accueils collectifs de mineurs souscripteur de l’abonnement, personne morale de droit public ou de droit privé.
• Utilisateur : toute personne physique disposant d’un accès au service au nom du client, notamment coordinateur ou directeur d’accueil.
• Intervenant : animateur, animateur stagiaire, directeur, assistant sanitaire, bénévole ou personnel technique dont le dossier est suivi dans le service.
• Accueil : un accueil collectif de mineurs déclaré par le client, périscolaire ou extrascolaire.
• Session : une période d’ouverture d’un accueil, rattachée à une déclaration.

3. Accès au service

Le service est accessible par tout navigateur récent disposant d’une connexion à internet. Il ne nécessite aucune installation. L’accès est réservé aux clients à jour de leur abonnement, ainsi qu’aux intervenants pour le seul remplissage de leur dossier personnel, au moyen d’un lien nominatif à durée limitée.

Le service est destiné à un usage professionnel. Il ne s’adresse pas aux consommateurs.

4. Comptes et identifiants

Les comptes utilisateurs sont nominatifs. Le client désigne les personnes habilitées et leur niveau de droits, distinct selon qu’il s’agit d’un compte coordinateur, ayant vue sur l’ensemble des accueils, ou d’un compte directeur, limité aux accueils qui lui sont rattachés.

Chaque utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et des actions réalisées sous son compte. Toute utilisation suspecte doit être signalée sans délai à l’éditeur. Les intervenants ne disposent pas de compte : leur lien personnel est individuel, non transférable et expire à l’issue de la campagne de collecte.

5. Description des fonctionnalités

Le service permet notamment :

• de créer une fiche d’intervenant et d’en confier le remplissage à l’intéressé par lien personnel,
• de contrôler la complétude et la validité des pièces déposées, état civil, pièce d’identité, diplôme ou équivalence, brevet de secourisme et qualifications spécifiques,
• de suivre, pour chaque intervenant et chaque session, l’état du contrôle d’honorabilité déclaré aux services de l’État,
• d’empêcher la publication d’un planning comportant un intervenant au dossier incomplet,
• de vérifier, créneau par créneau, les taux d’encadrement par tranche d’âge et la règle de composition d’équipe applicable,
• de produire des tableaux préparatoires destinés à être reportés dans la téléprocédure d’accueil de mineurs,
• de conserver un coffre de conformité et un journal horodaté exportables.

L’éditeur peut faire évoluer ces fonctionnalités. Les évolutions structurantes sont annoncées au client avant leur mise en production et, sauf urgence de sécurité, en dehors des périodes de montage des équipes.

6. Obligations de l’utilisateur

Le client et ses utilisateurs s’engagent à :

• fournir des informations exactes et tenir les dossiers à jour,
• n’utiliser le service que pour la gestion de leurs propres accueils,
• ne déposer que les pièces nécessaires au suivi de la conformité, à l’exclusion de toute donnée de santé non requise,
• informer les intervenants du traitement de leurs données et recueillir, le cas échéant, les informations préalables nécessaires,
• ne pas tenter de contourner les contrôles techniques, en particulier le verrou de publication,
• ne pas extraire ni réutiliser la structure des bases de données du service.

Le service est un outil d’aide à la conformité. Il ne décharge le client d’aucune de ses obligations réglementaires, notamment de déclaration préalable, de fiche complémentaire et de déclaration des intervenants aux fins de contrôle d’honorabilité.

7. Disponibilité et maintenance

L’éditeur met en oeuvre les moyens raisonnables pour assurer un accès continu au service. Les opérations de maintenance planifiées sont réalisées en dehors des heures ouvrées et annoncées au moins quarante huit heures à l’avance lorsqu’une interruption est prévisible. Une interruption non planifiée peut survenir en cas d’incident technique ou d’intervention de l’hébergeur.

8. Tarifs et modalités de souscription

L’abonnement est souscrit au niveau de l’organisateur. Trois formules sont proposées, Projet pédagogique à 79 euros hors taxes par mois jusqu’à trois accueils déclarés, Projet éducatif à 149 euros hors taxes par mois jusqu’à dix accueils, et Union départementale à 249 euros hors taxes par mois au delà ou pour plusieurs entités déclarantes. Le nombre de sessions et d’intervenants n’est pas facturé.

La souscription s’effectue après échange, à partir du formulaire de contact, par la signature d’un devis ou d’un bon de commande, ou par les voies propres à la commande publique lorsque le client est une personne publique. Aucun paiement n’est réalisé en ligne sur ce site. La facturation est mensuelle, à terme échu. Le passage d’une formule à une autre s’effectue sans frais, avec application du nouveau tarif au mois suivant.

9. Durée et résiliation

L’abonnement est conclu sans engagement de durée, par périodes mensuelles reconduites tacitement. Chaque partie peut y mettre fin par écrit avec un préavis de trente jours, sans indemnité.

En cas de manquement grave, notamment d’utilisation du service pour le compte d’un tiers non abonné ou de tentative de contournement des contrôles, l’éditeur peut suspendre l’accès après mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours.

À la fin de l’abonnement, le client dispose de trente jours pour exporter ses données, notamment le journal horodaté et le coffre de conformité. Passé ce délai, les données sont supprimées des systèmes actifs, sous réserve des obligations légales de conservation.

10. Données personnelles

Le traitement des données du site est décrit dans la politique de confidentialité. Pour les données saisies dans l’application, le client est responsable de traitement et l’éditeur agit comme sous traitant, dans le cadre d’un contrat conforme à l’article 28 du règlement général sur la protection des données.

11. Propriété intellectuelle

Le service, son code, ses interfaces, ses règles de contrôle et sa documentation demeurent la propriété exclusive de l’éditeur. La souscription confère un droit d’usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l’abonnement. Les contenus déposés par le client restent sa propriété.

12. Responsabilité et garanties

L’éditeur est tenu d’une obligation de moyens. Sa responsabilité ne saurait être engagée en cas de saisie erronée par le client ou par un intervenant, de déclaration tardive auprès des services de l’État, de décision d’exploitation prise malgré une alerte du service, ou d’usage non conforme aux présentes conditions.

En tout état de cause, et sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité de l’éditeur au titre d’une même année est plafonnée au montant des sommes effectivement versées par le client au cours des douze mois précédant le fait générateur.

13. Force majeure

Aucune partie ne peut être tenue responsable d’un manquement résultant d’un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du code civil, notamment une défaillance généralisée des réseaux ou de l’hébergeur.

14. Modification des conditions

L’éditeur peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est notifiée au client par courrier électronique au moins trente jours avant son entrée en vigueur. En cas de désaccord, le client peut résilier sans frais avant cette date.

15. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont soumises au droit français. À défaut d’accord amiable, tout litige relève de la compétence des tribunaux du ressort de Paris, sous réserve des règles impératives de compétence applicables aux personnes publiques.

Version en vigueur depuis le 3 septembre 2026.