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Ce que vous coûte vraiment la collecte des dossiers d’animateurs
La collecte des dossiers n’apparaît dans aucun budget, parce qu’elle est absorbée par des heures de coordination déjà payées. Ce calculateur la rend visible : nombre d’intervenants par vague, nombre de vagues dans l’année, temps réel passé par dossier entre les relances et la ressaisie, coût horaire chargé. Le résultat sert surtout à préparer une réunion, avec un chiffre défendable plutôt qu’une impression.
Coût annuel de la collecte
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Coût de coordination absorbé chaque année par la seule collecte des pièces.
Heures de coordination par an
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Temps consacré à réclamer, ranger et ressaisir, hors construction des plannings.
Heures par vague de recrutement
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Le pic se concentre sur les trois semaines qui précèdent chaque ouverture.
Économie sur les intervenants déjà connus
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Sur un vivier déjà connu, ne redemander que les pièces expirées évite en moyenne les trois quarts des demandes.
Comment le calcul est pose
- Le calcul multiplie le nombre d’intervenants par le nombre de vagues, puis par le temps unitaire de collecte.
- Le temps unitaire couvre tout ce qui n’est pas de la pédagogie : relances, tri des pièces, ressaisie, contrôle des dates.
- Le coût horaire retenu est le coût employeur, sinon le résultat sous estime la charge réelle du service.
- L’économie affichée applique aux intervenants déjà connus le principe de ne redemander que les pièces expirées.
- Aucun gain n’est compté sur la première vague, le temps de constituer le vivier initial.
Questions frequentes
- D’où vient le temps par dossier proposé par défaut ?
- De l’ordre de grandeur observé sur des vagues de trente saisonniers : quelques minutes de saisie, mais surtout des relances répétées, des pièces illisibles à redemander et des états civils à corriger. Remplacez la valeur par la vôtre, mesurée sur une seule vague, et le chiffre devient défendable en réunion.
- Faut il compter le temps des animateurs ?
- Ce calculateur ne compte que le temps de la coordination, celui qui pèse sur votre service. Le temps passé par les animateurs eux mêmes existe aussi, mais il se réduit fortement dès qu’ils remplissent leur dossier une fois, sur leur téléphone, au lieu de répondre à cinq messages étalés sur trois semaines.
- Comment utiliser ce chiffre en réunion ?
- Présentez les heures avant les euros. Un élu ou un directeur général entend mieux quarante heures de coordination sur une année que le montant équivalent, parce que ces heures ont un nom : ce sont celles qui manquent au projet pédagogique et à l’accompagnement des équipes pendant les semaines de montage.
Calculateur du coût de collecte
Si votre prochaine ouverture approche et que la moitié des dossiers manque encore, une démonstration vaut mieux qu’une lecture. Vous collez votre liste d’équipe, le vérificateur indique immédiatement ce qui manque pour déclarer sur la téléprocédure, accueil par accueil. Réponse écrite sous un jour ouvré.