La checklist de montage de session, de la liste d’équipe à l’ouverture

Vous repartez avec les vingt cinq points de contrôle à cocher avant chaque ouverture, dans l’ordre où ils doivent être traités.

1. J moins soixante, poser la session

• Créer chaque accueil avec ses dates de séjour exactes et son lieu, sans regrouper deux sites.
• Fixer séparément l’échéance des deux mois et celle des huit jours pour chaque accueil.
• Noter l’effectif prévu par tranche d’âge, moins de six ans et six ans et plus.
• Déclarer le projet éducatif territorial et les temps qu’il couvre, s’il en existe un.
• Désigner le directeur et vérifier que sa qualification correspond à la nature de l’accueil.

2. J moins quarante cinq, ouvrir la collecte

• Coller la liste d’équipe avec le nom, le prénom et l’adresse électronique, rien de plus.
• Ouvrir une fiche pour tout le monde, saisonniers, stagiaires, bénévoles et intervenants ponctuels.
• Envoyer un lien personnel à chacun, sans demander la création d’un compte.
• Demander le nom de naissance, la date et la commune de naissance au format de la téléprocédure.
• Repérer les intervenants déjà connus et ne relancer que sur les pièces expirées.

3. J moins trente, contrôler les pièces

• Vérifier la pièce d’identité et la cohérence de l’état civil avant toute déclaration.
• Contrôler le diplôme ou l’équivalence, et relever la date de validité du brevet de secourisme.
• Ajouter les qualifications spécifiques exigées par les activités prévues, baignade comprise.
• Signaler les états civils douteux, une commune approximative empêche la vérification.
• Arbitrer chaque dossier bloqué depuis plus de dix jours : relancer, remplacer ou renoncer.

4. J moins quinze, vérifier l’équipe et les taux

• Recalculer le taux par tranche d’âge sur chaque créneau, un pour huit et un pour douze.
• N’appliquer les taux assouplis que sur les temps réellement couverts par le projet éducatif territorial.
• Contrôler la composition cinquante trente vingt à chaque demi heure, pas en moyenne journalière.
• Identifier les remplaçants éligibles, c’est à dire ceux dont le dossier est déjà complet.
• Refuser de publier un planning tant qu’un intervenant positionné n’est pas conforme.

5. J moins huit, déclarer et ranger la preuve

• Recopier les tableaux de la fiche complémentaire, effectifs, qualifications et dates de séjour.
• Vérifier le statut d’honorabilité personne par personne, date de déclaration et retour reçu.
• Ranger le projet pédagogique, les attestations d’assurance et le protocole de baignade.
• Collecter les projets d’accueil individualisé signalés par les familles avant le premier jour.
• Exporter le journal horodaté de la session et le conserver avec le dossier de l’accueil.