Avant l’ouverture, pas après
Encadro fait remplir son dossier à chaque animateur, stagiaire ou bénévole, suit le retour du contrôle d’honorabilité personne par personne, vérifie vos taux d’encadrement créneau par créneau et tient prêts les tableaux de la téléprocédure d’accueil de mineurs. Pour vos trois accueils comme pour vos quinze, dans la même session de travail.
Deux mois avant l’ouverture pour la déclaration préalable, huit jours avant pour la fiche complémentaire : Encadro tient les deux comptes à rebours pour chacun de vos accueils, et vous dit lequel décroche.
Le terrain, fin mai
Vous avez recruté vingt huit personnes pour l’été. Vous en avez douze qui reviennent, seize qui découvrent la structure, et trois qui ont dit oui la semaine dernière parce qu’un désistement est tombé. Chacune doit être déclarée avec un état civil exact, sinon l’État ne peut pas vérifier son honorabilité.
Le nom de naissance n’est pas le nom d’usage. La commune de naissance est écrite au son. Le diplôme arrive en photographie de travers, le brevet de secourisme a expiré en février, et la personne qui avait saisi la téléprocédure l’an dernier a changé de poste en septembre.
Onze dossiers sur vingt huit, et le planning de la semaine 1 est déjà affiché dans le hall.
La méthode Encadro
Le principe est simple : personne ne saisit à la place de l’animateur, et rien ne se publie tant que le dossier n’est pas conforme. Vous restez sur le pilotage, pas sur la collecte.
Nom, prénom et adresse électronique suffisent. Encadro crée une fiche par intervenant, rattachée à l’accueil et à la session, et repère aussitôt ceux qui étaient déjà dans votre vivier la saison précédente.
L’animateur reçoit un lien nominatif, sans compte à créer. Il saisit son état civil au format attendu par la téléprocédure, dépose sa pièce d’identité, son diplôme ou son équivalence, son brevet de secourisme et ses qualifications spécifiques.
La complétude est vérifiée pièce par pièce, la validité des brevets est datée, les relances partent seules jusqu’au dossier complet. Tant qu’un intervenant n’est pas conforme, le planning où il figure ne peut pas être publié.
Les tableaux de la fiche initiale et de la fiche complémentaire sont prêts à recopier, les taux sont vérifiés créneau par créneau, et chaque action reste horodatée dans le coffre de conformité de l’accueil.
Six pièces de l’outil
Chaque fonction sert un moment précis de la saison : le recrutement, la déclaration, l’ouverture, puis le contrôle éventuel.
Un planning où figure un intervenant au dossier incomplet ne peut pas être mis en ligne. Encadro affiche la liste exacte des pièces manquantes, personne par personne, et le message de relance déjà rédigé.
Le blocage se lève dès que la dernière pièce est validée. Vous ne découvrez plus le trou le matin de l’ouverture, dans le hall, devant les familles.
Un lien personnel, aucun compte à créer : l’animateur saisit son nom de naissance, sa date et sa commune de naissance au format exigé par la téléprocédure, puis dépose ses pièces.
Les relances repartent seules tant qu’il manque quelque chose, et s’arrêtent au dossier complet.
Pour chaque personne et chaque session : statut, date de déclaration, retour reçu ou attendu. Les états civils douteux sont signalés avant l’envoi, parce qu’une commune approximative bloque la vérification.
Vous voyez d’un coup qui n’est pas encore vérifié, et depuis combien de jours.
Un pour huit chez les moins de six ans, un pour douze au delà, bascule automatique sur un pour dix et un pour quatorze dès qu’un projet éducatif territorial est déclaré sur le temps périscolaire.
La règle cinquante trente vingt est recalculée à chaque demi heure, avec la liste des remplaçants éligibles.
Fiche initiale et fiche complémentaire : les tableaux sont générés au format attendu, prêts à recopier, avec les effectifs, les qualifications et les dates de séjour de chaque accueil.
Le compte à rebours des deux mois et des huit jours court par accueil, jamais globalement.
Projet pédagogique, projets d’accueil individualisé, attestations d’assurance, protocole de baignade, présences quotidiennes : tout est rangé par accueil et consolidé au niveau de l’organisateur.
L’export se fait en une manipulation, pour une inspection ou une déclaration d’accident.
Le bilan de fin d’année
Les gains ne sont pas théoriques : ce sont des heures de coordination, des relances qui ne sont plus écrites à la main et des ouvertures qui ne se jouent plus la veille au soir.
Le temps passé à réclamer, ranger et ressaisir les pièces de trente intervenants, repris par la collecte automatique.
Le verrou de publication rend l’oubli matériellement impossible, y compris quand un remplacement se décide à vingt et une heures.
Honorabilité, complétude des dossiers, taux d’encadrement par tranche d’âge, composition d’équipe cinquante trente vingt.
Le journal horodaté de la session sort en un fichier daté, du premier lien envoyé à la dernière feuille de présence signée.
et qui ne part pas avec le coordinateur qui change de poste
Ce qu’ils constatent
Pas de récit de contrôle catastrophe : des sessions qui démarrent en règle, et du temps de coordination rendu aux équipes.
Nous déclarons neuf accueils, quatre communes et deux sites périscolaires. Avant, je relançais moi même chaque animateur pour sa commune de naissance. Cette année, les vingt six dossiers de la session d’été étaient complets onze jours avant l’ouverture, et je n’ai écrit aucune relance.
Nous avons eu une inspection en février, sur le périscolaire du mercredi. L’agent a demandé les qualifications et les présences de trois créneaux précis. J’ai sorti le journal horodaté et l’export du coffre en dix minutes, sur place. Le sujet a été clos dans la foulée.
Nos vingt deux structures adhérentes montaient chacune ses dossiers dans son coin. Le tableau de bord réseau nous donne le taux de dossiers complets par structure, à date. Sur l’automne, j’ai gagné environ deux journées de coordination par mois, et je vois qui a besoin d’aide avant que ce soit tendu.
Un seul abonnement, tous vos accueils
L’abonnement se prend au niveau de l’organisateur, pas de l’accueil ni de l’animateur. Le nombre de sessions et d’intervenants n’est jamais facturé. Tarifs hors taxes, sans engagement de durée.
Pour une commune ou une association qui déclare jusqu’à trois accueils collectifs de mineurs par an.
79 € euros HT par moisPour un organisateur multi accueils, intercommunalité ou délégataire, qui gère jusqu’à dix accueils périscolaires et extrascolaires.
149 € euros HT par moisPour une union départementale d’éducation populaire ou un organisateur de plus de dix accueils, avec plusieurs entités déclarantes.
249 € euros HT par moisComparez avec ce que coûte la même vérification à la main : pour un organisateur de dix accueils, la formule Projet éducatif représente moins d’une demi journée de coordinateur par mois. Le changement de formule se fait en cours d’abonnement, sans frais, quand le nombre d’accueils déclarés évolue.
Ce qu’on nous demande en stage
Huit réponses directes, celles qui reviennent à chaque réunion de préparation de session.
si votre question n’y est pas, écrivez, on répond vraiment
Non, et c’est volontaire. La saisie sur la téléprocédure reste faite par la personne habilitée chez l’organisateur, sous son compte. Encadro prépare les tableaux au format attendu pour la fiche initiale et pour la fiche complémentaire, avec les effectifs, les qualifications et les dates, de sorte que la saisie devient une recopie de quelques minutes au lieu d’une reconstitution.
La vérification au fichier judiciaire automatisé et au bulletin numéro 2 est faite par l’État, à partir des intervenants que vous déclarez. Encadro ne consulte aucun fichier judiciaire. Il garantit que l’état civil transmis est exact et complet, condition sans laquelle le contrôle ne peut pas aboutir, puis suit le statut personne par personne et session par session : déclaré le, retour reçu, ou toujours en attente.
Il reste au statut incomplet, la relance repart selon la cadence que vous avez fixée, et il ne peut pas être positionné sur un planning publié. Vous voyez au niveau de la session combien de dossiers sont bloqués, sur quelle pièce et depuis combien de jours, ce qui permet d’arbitrer tôt : relancer, remplacer, ou renoncer avant que le planning soit construit autour de lui.
Le blocage se lève par la conformité, pas par un bouton discret. Deux voies existent : valider la pièce manquante, ou retirer l’intervenant du créneau et prendre un remplaçant éligible parmi ceux que le système propose. Toute levée exceptionnelle décidée par un compte coordinateur est tracée dans le journal horodaté, avec son motif, pour que rien ne soit invisible en cas de contrôle.
Oui. Vous déclarez le projet éducatif territorial au niveau de l’accueil, avec ses temps concernés. Sur le périscolaire couvert, Encadro applique un animateur pour dix chez les moins de six ans et un pour quatorze au delà, et revient aux taux de droit commun, un pour huit et un pour douze, dès que le créneau sort du périmètre du projet. La bascule est visible sur la jauge, à la demi heure près.
Non. Chacun reçoit un lien personnel, valable pour sa fiche uniquement, et remplit son dossier depuis son téléphone en une dizaine de minutes. C’est le point qui décide de tout : un saisonnier de dix huit ans qui doit créer un compte et retenir un mot de passe abandonne, un saisonnier qui ouvre un lien et photographie son diplôme va au bout.
C’est un historique daté et non modifiable des actions faites dans l’outil : envoi du lien, dépôt d’une pièce, validation, déclaration d’honorabilité, publication d’un planning, présence saisie. Il ne remplace pas vos obligations déclaratives, il montre ce que vous avez fait et quand. C’est exactement ce qu’un agent de contrôle ou un assureur demande après un incident.
Oui, à partir de vos listes d’équipes existantes. Les intervenants déjà connus retrouvent leur fiche, les pièces encore valables sont reportées, et seules les pièces datées qui ont expiré sont redemandées, en général le brevet de secourisme. Sur un vivier de quarante personnes, cela évite en moyenne les trois quarts des demandes.
Le magazine d’Encadro
Chaque article part d’une pièce, d’une échéance ou d’un taux réel, et donne la manière de le tenir pour toutes vos équipes à la fois. Voici les trois premiers du sommaire, écrits pour les organisateurs qui déclarent plusieurs accueils.
Nom de naissance, date et commune exacts pour trente saisonniers, obtenus une seule fois et réutilisés d’une session à l’autre, sans relancer chaque personne individuellement.
8 minutes de lecture
Ce que le code de l’action sociale et des familles impose vraiment, qui doit être déclaré, ce que l’État vérifie et ce que vous devez pouvoir prouver.
9 minutes de lecture
Commune de naissance approximative, bénévole oublié, brevet de secourisme périmé découvert la veille : les sept fautes les plus fréquentes et ce qu’elles coûtent.
8 minutes de lecture
Neuf articles au sommaire, de la collecte de l’état civil au calendrier annuel de déclaration, en passant par le chiffrage de ce que vous coûte la collecte des dossiers.
Ouvrir Le Classeur de sessionLa suite
Dites nous combien d’accueils vous déclarez, quand tombe votre prochaine ouverture et où en est votre équipe. La démonstration se fait sur vos propres échéances, pas sur un jeu de données fictif : nous partons de votre liste d’intervenants et nous regardons ensemble ce qui manquerait aujourd’hui pour déclarer.