La checklist des huit jours avant l’ouverture d’un accueil

Huit jours avant l’ouverture, on ne collecte plus, on vérifie. La fiche complémentaire de la téléprocédure d’accueil de mineurs attend des effectifs stabilisés et une équipe prête. Cette semaine sert à verrouiller les dossiers intervenant par intervenant, à contrôler les taux d’encadrement sur les créneaux réels et à réunir les documents qui doivent être disponibles dès le premier jour.

La liste ci dessous est conçue pour être passée avec chaque directeur. On y nomme les pièces, on coche les contrôles, on note les corrections à opérer. En cas de doute sur un texte, on se reporte aux obligations du code de l’action sociale et des familles, accessibles sur le site Légifrance, et on s’assure que la fiche complémentaire est bien prête avant le démarrage.

Ce qui doit être figé à huit jours

À ce stade, l’organisateur a déjà déposé la déclaration initiale deux mois avant sur la téléprocédure d’accueil de mineurs. La semaine des huit jours n’est pas une semaine de recrutement ni une course après des scans, c’est une semaine de vérification. Concrètement, la fiche complémentaire suppose deux éléments figés : des effectifs prévisionnels réalistes par tranche d’âge et une équipe arrêtée pour chaque créneau d’ouverture, y compris restauration, sieste et accueil échelonné.

Règle de conduite : on ne commence pas la présente checklist si les dossiers des intervenants ne sont pas déjà rentrés. Sinon, la vérification se transforme en collecte en urgence, les erreurs d’état civil passent sous le radar, la vérification d’honorabilité n’a pas le temps de revenir, et le jour J démarre sans pièces à jour. Si des trous apparaissent à J moins huit, on déclenche immédiatement les remplacements et on cale les entretiens de recadrage.

Avant d’ouvrir la liste, on fait trois vérifications rapides : la fiche complémentaire est bien créée pour chaque accueil, les effectifs enfants par demi journée sont cohérents avec les inscriptions, et les plannings sont suffisamment précis pour mesurer les taux d’encadrement tranche par tranche. En parallèle, on identifie l’exploitant des locaux, souvent la commune, afin d’obtenir la dernière version du registre de sécurité.

La liste équipe, intervenant par intervenant

État civil déclaré et vérification lancée

Pour chaque intervenant présent sur site, y compris personnels techniques et bénévoles réguliers, l’état civil doit correspondre au format de la téléprocédure : nom de naissance, tous les prénoms, date et commune de naissance. La pièce qui fait foi est un justificatif d’identité lisible. Rejets fréquents : nom d’usage à la place du nom de naissance, photo de carte d’identité tronquée, commune d’état civil imprécise. Si besoin, voyez collecter l’état civil exact.

La déclaration d’équipe doit avoir déclenché le contrôle d’honorabilité, avec un suivi par personne et par session. On vérifie que le statut est revenu pour chacun, l’État consultant le bulletin numéro 2 et un fichier judiciaire automatisé. En cas de statut non encore vérifié, on consigne la date d’envoi et on notifie l’intéressé. Pour approfondir le cadre, relire le contrôle d’honorabilité des intervenants.

Diplômes, équivalences et statut de stagiaire

On pointe le BAFA, le BAFD, ou une équivalence reconnue. L’attestation de réussite BAFA fait foi, à défaut le livret BAFA avec modules accomplis pour l’animateur stagiaire. Rejets fréquents : document illisible, session non validée, justificatif d’équivalence sans référence claire. On catégorise chaque personne pour la règle cinquante trente vingt : diplômé, animateur stagiaire, non qualifié.

Secourisme et qualifications des activités spécifiques

Pour le secourisme, le PSC1 est attendu dans la plupart des équipes, selon l’organisation interne. On identifie au minimum les présents détenteurs d’un secourisme à jour. Pour les activités spécifiques, on vérifie la qualification annoncée : surveillance et conduite de baignade, encadrement d’activités à risques, et on collecte les attestations correspondantes. Motifs de rejet : date dépassée, intitulé de certificat non conforme à l’activité prévue.

Pièce demandée	Motif de rejet fréquent
Justificatif d’identité	Nom d’usage saisi, pièce floue, commune imprécise
BAFA, BAFD ou équivalence	Attestation partielle, équivalence non documentée
PSC1 ou secourisme	Date dépassée, attestation non signée
Qualification spécifique	Certificat inadéquat à l’activité prévue

Un dernier point utile : relire les erreurs de dossier qui bloquent l’ouverture pour éviter les reprises de dernière minute.

La liste encadrement, créneau par créneau

Taux par tranche d’âge sur chaque demi journée

Le contrôle s’effectue par créneau réel, pas à la moyenne du jour. On vérifie les demi journées successives et les temps particuliers où les taux basculent : accueil du matin avec départs échelonnés des parents, restauration, sieste des moins de six ans, et sorties. Rappels usuels : un animateur pour huit chez les moins de six ans, un pour douze au delà, valeurs de référence de la réglementation des accueils collectifs de mineurs. On documente les éventuelles surcapacités ou renforts prévus.

Composition de l’équipe et règle cinquante trente vingt

La composition se contrôle sur chaque créneau. Au moins la moitié de l’équipe requise est diplômée, jusqu’à trente pour cent en statut d’animateur stagiaire, au plus vingt pour cent non qualifiés. On compte uniquement les intervenants effectivement présents et non détachés sur une autre mission. Les personnels techniques ne comptent pas dans l’encadrement, sauf s’ils sont positionnés comme animateurs et répondent aux mêmes exigences de qualification.

Le cas du périscolaire avec projet éducatif territorial

Les taux assouplis, un pour dix chez les moins de six ans et un pour quatorze au delà, ne s’appliquent qu’en périscolaire et à condition qu’un projet éducatif territorial soit effectivement déclaré. Avant de compter, on confirme le régime exact de l’accueil et la plage horaire concernée. On conserve la preuve de l’existence du projet éducatif territorial, car elle justifie l’usage des taux assouplis. En extrascolaire, on reste sur les taux standards et on vérifie chaque bascule de demi heure.

• Identifier les demi heures sensibles : avant et après la sieste, transition cantine, fin d’après midi.
• Vérifier les remplacements annoncés et leur qualification réelle, pas seulement prévue.
• Tracer les écarts et les corrections décidées, pour preuve en cas de contrôle.

La liste documents de l’accueil

Projet éducatif et projet pédagogique de la session

Le projet éducatif relève de l’organisateur, le projet pédagogique est élaboré par le directeur pour la session. Les deux doivent être disponibles sur place, connus de l’équipe et cohérents avec l’âge des enfants, les lieux et les activités programmées. La réglementation des accueils collectifs de mineurs impose ces documents, que l’on peut rappeler ainsi : obligations relatives au projet éducatif et au projet pédagogique des accueils collectifs de mineurs. Ils servent de base au briefing du premier jour.

Fiches sanitaires, projets d’accueil individualisé et traitements

Les fiches sanitaires doivent être présentes, consultables et rangées de manière sécurisée. Les projets d’accueil individualisé arrivent souvent tardivement, or ils conditionnent l’accueil effectif d’un enfant avec pathologie chronique ou allergie sévère. On vérifie la présence des PAI signés, des autorisations parentales et des ordonnances correspondantes, et l’accessibilité des médicaments selon les consignes. Sans ces éléments, on anticipe une non admission temporaire et on informe les familles.

Assurance, protocole de baignade et autorisations de sortie

L’attestation d’assurance responsabilité civile de l’organisateur, couvrant l’accueil et les activités prévues, doit être accessible. En cas de baignade, un protocole de baignade et un encadrement qualifié sont préparés, avec les équipements adaptés et la vérification des qualifications. Les autorisations parentales de sortie, de transport le cas échéant, et de droit à l’image selon la politique de l’organisateur, sont rassemblées. On contrôle la cohérence entre programme d’activités, autorisations et compétences présentes.

• Ranger les documents par accueil, avec un sommaire clair et une date de mise à jour.
• Préparer une version à emporter pour les sorties, limitée aux informations nécessaires.
• Vérifier l’accessibilité au remplaçant du directeur en cas d’absence.

La liste locaux et sécurité

Registre de sécurité, issues et affichage des numéros d’urgence

Un accueil se déroule dans un établissement recevant du public. Le registre de sécurité et les vérifications périodiques relèvent de l’exploitant, souvent la commune. La veille de l’ouverture, on consulte le registre, on contrôle la date des vérifications électriques et des extincteurs, on teste l’alarme si possible, et on s’assure que les dégagements sont libres. Les numéros d’urgence sont affichés, lisibles, au moins à l’accueil et en infirmerie, et les plans d’évacuation sont présents.

Trousse de secours, infirmerie et registre d’infirmerie

La trousse de secours est complète et accessible, avec consommables en quantité suffisante et dates à jour. L’espace d’infirmerie est identifié, calme et propre, avec point d’eau à proximité si possible. Le registre d’infirmerie comporte des lignes prêtes à être renseignées dès le premier jour, avec procédure claire de remontée à l’organisateur pour les événements notables. On prévoit un moyen d’alerte opérationnel, téléphone chargé ou autre, durant toutes les plages d’ouverture.

• Effectuer une ronde de dégagements et consigner les points corrigés immédiatement.
• Vérifier la présence de gants, compresses, pansements, bandes et couverture de survie.
• Photographier l’affichage des plans et numéros pour preuve datée.

Le passage en revue final et la trace qu’il laisse

La revue dure trente minutes, coordination et direction ensemble, liste en main. On parcourt l’équipe intervenant par intervenant, on valide les taux par créneau, on ouvre le classeur d’accueil et on fait le tour des locaux. À chaque bloc, décision explicite : conforme ou à corriger, avec une personne désignée et un délai qui tienne avant J zéro. On s’interdit les corrections implicites non tracées.

Cette revue laisse une trace horodatée, de préférence un court compte rendu signé, version papier ou export numérique. En cas de contrôle ou d’incident pendant la session, ce relevé factuel vaut mieux qu’un souvenir incertain. Il prouve la diligence raisonnable de l’organisateur, l’application des textes et la maîtrise des bascules de taux. Quand une pièce manque, on annote la mesure provisoire prise et la date d’obtention prévue.

En synthèse, prêt à ouvrir

À huit jours, vous figez l’équipe, vous vérifiez les taux sur les vrais créneaux et vous mettez sur la table les pièces qui font foi. La fiche complémentaire est prête, les PAI sont lisibles, les locaux sont contrôlés et tracés. S’il reste un point bloquant, il est identifié, affecté et daté. Pour tenir ce niveau sans y passer vos soirées, vous pouvez vous appuyer sur la conformité d’équipe dans Encadro, avec dossiers à complétude bloquante, vérification continue des taux et preuve horodatée prête pour un contrôle.